Il canale di segnalazione interna e i canali di segnalazione esterna sono disponibili per chiunque rientri in una delle seguenti categorie:
I canali sono disponibili anche nei confronti di chi non rientra ancora in una delle categorie sopra (qualora la violazione sia avvenuta nel corso del processo di selezione) e di chi non ha più rapporti con la Società (qualora la violazione sia avvenuta quando il rapporto era ancora in essere).
MBCredit Solutions gestirà, secondo i principi indicati in questa informativa, ove praticabile e secondo un principio di proporzionalità, anche eventuali segnalazioni provenienti da soggetti diversi da quelli sopra indicati
Tramite i canali di whistleblowing possono essere segnalate le violazioni delle norme esterne e interne alla Società, con particolare riferimento a:
Come disciplinato dalla normativa esterna, non rientrano invece nell’ambito di applicazione dei canali whistleblowing le contestazioni legate a interessi di carattere personale inerenti al rapporto di lavoro del segnalante. Eventuali segnalazioni su temi HR (es. molestie, bullismo, pari opportunità) saranno gestite ai sensi della normativa interna in materia, che risulta comunque coerente, secondo un principio di proporzionalità, con i presidi previsti in materia di whistleblowing.
È possibile effettuare una segnalazione interna in uno di questi due modi:
È inoltre possibile chiedere un incontro diretto con il Responsabile della Funzione Compliance per effettuare la segnalazione. In questo caso, con il consenso del segnalante, l’incontro sarà verbalizzato, per gestire la segnalazione.
La segnalazione deve contenere le informazioni riguardanti il nominativo del/i soggetto/i o riferimenti della/e struttura/e presunti responsabili della violazione e una breve descrizione della supposta violazione, con indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione, evidenziando anche eventuali soggetti terzi coinvolti, a conoscenza dei fatti o potenzialmente danneggiati. Per facilitare la gestione della segnalazione, è opportuno allegare tutta la documentazione di supporto disponibile.
Il segnalante che risulta coinvolto nella violazione segnalata, dovrà specificarlo, poiché potrebbe ricevere un trattamento diverso rispetto agli altri soggetti responsabili, compatibilmente con la normativa applicabile.
Nella segnalazione non devono essere inseriti dati personali ulteriori a quelli strettamente necessari per analizzarla e darle seguito.
È possibile effettuare una segnalazione interna anche in forma anonima. Tuttavia, in questo caso, la Società avrà possibilità più limitate di investigare efficacemente, poiché non sarà possibile instaurare un rapporto diretto con la persona segnalante. Pertanto, è ancora più importante che le segnalazioni anonime siano chiare e dettagliate, per facilitare i necessari approfondimenti.
Qualora la segnalazione riguardi il Responsabile della Funzione Compliance o uno dei membri del Consiglio di Amministrazione della Società, dovrà essere indirizzata al Responsabile della Funzione Group Audit, compilando l’apposito campo in piattaforma o tramite posta interna/ordinaria (Mediobanca, p.tta Cuccia 1, 20121 Milano – all’attenzione del Responsabile della Funzione Group Audit).
La piattaforma consente, attraverso un percorso guidato, di effettuare una segnalazione garantendo, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza sull’identità del segnalante o il suo totale anonimato (ove prescelto), la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati inseriti.
La segnalazione potrà essere inviata in forma scritta (compilando un apposito modulo di segnalazione) oppure in forma orale (tramite un meccanismo di registrazione).
Nel momento dell’invio della segnalazione, la piattaforma genera un codice identificativo che sarà conosciuto solo dal segnalante e che permetterà a quest’ultimo di accedere alla propria segnalazione per (i) monitorarne lo stato di avanzamento, (ii) avere interlocuzioni dirette con il Responsabile e/o (iii) rispondere ad eventuali domande di approfondimento.
Sarà pertanto onere del segnalante accedere regolarmente alla propria segnalazione per verificarne lo stato di avanzamento e/o la presenza di eventuali messaggi da parte del Responsabile.
Anche le segnalazioni ricevute al di fuori della piattaforma potranno essere gestite all’interno della stessa. In tal caso il Responsabile comunicherà al segnalante (ove non anonimo) il codice identificativo generato per consentire a quest’ultimo di accedere alla propria segnalazione e seguirne l’evoluzione.
La Società ha identificato nel Responsabile della Funzione Compliance il responsabile del canale interno di whistleblowing (il “Responsabile”).
Una volta effettuata la segnalazione, il segnalante riceverà conferma della ricezione entro sette giorni. In caso di segnalazione inviata tramite il canale di posta ordinaria/interna, il Responsabile sarà in grado di fornire tale avviso solo in presenza di segnalazione non anonima.
Il Responsabile potrà contattare il segnalante durante la fase di istruttoria interna qualora fossero necessari approfondimenti o ulteriori informazioni.
L’attività di istruttoria e gestione interna potrà coinvolgere altri soggetti che sono autorizzati a trattare i dati personali del segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione. A questa attività non parteciperanno in nessun caso eventuali soggetti coinvolti nella segnalazione effettuata.
Entro tre mesi dalla data di avviso di ricevimento (o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla data di scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione), il Responsabile informerà il segnalante sull’esito dell’istruttoria e sulle eventuali misure adottate o in corso di adozione. Qualora l’istruttoria non si sia conclusa entro tre mesi, il Responsabile informerà nuovamente il segnalante al momento della chiusura della stessa.
MBCredit Solutions garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante e delle altre persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e dei relativi documenti fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione. Tuttavia, nel caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità, l’obbligo di riservatezza dell’identità delle Persone coinvolte o menzionate nella segnalazione potrebbe venire meno nei modi e alle condizioni previste dalla normativa applicabile. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui si può evincere possono essere rivelate a persone diverse da quelle competenti a gestire la segnalazione solo con il consenso del segnalante, oppure quando obbligatorio o legittimo ai sensi della normativa applicabile o la rivelazione dell’identità è indispensabile (ad esempio nell’ambito di indagini avviate all’autorità giudiziaria). In questo caso, il segnalante sarà informato dalla Società in merito ai motivi di tale comunicazione.
Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali effettuato dalla Società nell’ambito della ricezione e della gestione delle segnalazioni, si prega di prendere visione dell’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) in calce e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali. Tale informativa si applica al trattamento dei dati personali di tutti i soggetti che possono a vario titolo essere acquisiti dalla Società per via di una segnalazione (segnalante, segnalato, persone coinvolte, altri soggetti menzionati nella segnalazione).
In ogni caso, il trattamento dei dati personali effettuato dalla Società nell’ambito della ricezione e della gestione delle segnalazioni è svolto in conformità con le disposizioni del GDPR e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali.
MBCredit Solutions si impegna a proteggere le persone segnalanti e le altre persone coinvolte nella segnalazione da ritorsioni legate alle segnalazioni.
Le persone coinvolte in una segnalazione sono inoltre protette da ripercussioni negative diverse da eventuali provvedimenti disciplinari adottati a seguito dell’istruttoria sulla segnalazione giudicata fondata.
Sono protetti dalle ritorsioni anche i facilitatori, i familiari e colleghi della persona segnalante e le società legate alla persona segnalante.
Chiunque pone in essere condotte ritorsive, discriminatorie o sleali nei confronti della persona segnalante e delle altre persone coinvolte nella segnalazione potrà essere sottoposto a procedimento disciplinare, ove applicabile.
È possibile effettuare direttamente una segnalazione esterna tramite i canali attivati dalle Autorità competenti solo qualora sia soddisfatta almeno una delle seguenti condizioni:
Di seguito riportiamo i canali di segnalazione attualmente attivati dalle Autorità di vigilanza competenti sull’attività di MBCredit Solutions validi al momento della pubblicazione di questa informativa. È opportuno visitare direttamente i siti delle Autorità per verificare eventuali ulteriori condizioni per la segnalazione esterna e aggiornamenti sui canali di segnalazione.
ANAC: Whistleblowing - www.anticorruzione.it
Banca d’Italia: https://www.bancaditalia.it/compiti/vigilanza/whistleblowing/index.html
Ove possibile, MBCredit Solutions si impegna a tutelare la riservatezza del segnalante e a proteggerlo dalle ritorsioni anche con riferimento alle segnalazioni esterne effettuate.
Informativa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali – Segnalazioni di violazioni di norme nazionali ed europee (c.d. whistleblowing)
Si comunica che ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, “GDPR”) e della normativa nazionale vigente in materia di protezione dei dati personali (di seguito, unitamente al GDPR, “Normativa Privacy”), MBCredit Solutions S.p.A., con sede in Milano, Via Caldera 21 (di seguito, la “Società” o il “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento, è tenuta a fornire l’informativa relativa all’utilizzo dei Suoi dati personali.
Il Titolare può trattare i Suoi dati personali nel contesto dei canali istituiti nel rispetto della normativa applicabile, per permettere la segnalazione di violazioni di norme nazionali ed europee che ledono l'interesse pubblico o l'integrità della Società (c.d. whistleblowing), nonché per la gestione di tali segnalazioni.
La presente informativa deve essere letta unitamente alla “Informativa whistleblowing” e, per i dipendenti, alla “Politica di gruppo su whistleblowing”, che contengono informazioni sulle violazioni che possono essere segnalate, sui presupposti per l’effettuazione della segnalazione e sulle tutele riservate dalla normativa applicabile ai soggetti interessati dalla segnalazione.
La presente informativa si applica ai soggetti che segnalano le suddette violazioni, ai soggetti segnalati indicati come presunti responsabili, ai soggetti implicati nelle violazioni, ai soggetti al corrente dei fatti o comunque menzionati nella segnalazione.